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Quelles sont les fonctionnalités indispensables d'un logiciel de facturation digne de ce nom ?

Article publié le lundi 22 août 2022 dans la catégorie Digital.

Un logiciel de facturation est un outil destiné à un usage quotidien en comptabilité. Il assure l’automatisation de tâches chronophages et éprouvantes comme l’édition des devis et des factures. Grâce à lui, l’utilisateur peut se concentrer sur d’autres missions et optimiser les performances de l’entreprise. Les paramètres du logiciel permettent aussi la mise en conformité par rapport aux normes en vigueur en facturation. Pour le choix d’un logiciel de facturation sur le marché, il est possible d’opter pour des versions gratuites ou des versions payantes. Seulement, un programme performant doit nécessairement disposer de certaines fonctionnalités. Découvrez dans cet article les principales fonctionnalités que doit avoir un bon logiciel de facturation.

La création de devis

Le devis est un élément essentiel dans la mise en place de toute relation commerciale. Il s’agit d’un document non comptable qui précède la facture et dont l’édition ne doit pas être négligée. Le devis d’une entreprise doit non seulement présenter des mentions obligatoires, mais aussi être réalisé de manière à être clair et transparent aux yeux du client potentiel.

Si vous envisagez d’utiliser un logiciel de facturation, celui-ci doit obligatoirement disposer d’une fonctionnalité de création de devis. Vous pourrez réaliser facilement des devis conformes et sans défauts. Une fois le document réalisé, un bon logiciel de facturation permettra au commerçant de l’adresser directement au client potentiel à travers sa plateforme sans avoir besoin de passer par l'e-mail.

Par ailleurs, il faut savoir que tout devis doit comporter certaines obligations incontournables comme :

  • La date d’édition du devis?;
  • Le nom des parties concernées et leur adresse?;
  • La forme juridique et l’activité de l’entreprise?;
  • Les frais éventuels de déplacement?;
  • La durée de validité de l’offre proposée, etc.

La conformité des factures

La réalisation de factures conformes et complètes est un point primordial pour tout commerçant. Un bon logiciel de facturation doit pouvoir vous aider à gagner en temps. Cela passe par la mise en conformité des factures émises par l’utilisateur.

Le logiciel doit alors être capable de transformer en seulement quelques secondes votre devis réalisé au préalable en facture. S’il est effectivement possible de produire une facture sur un tableur, le logiciel de facturation reste toutefois la solution idéale. Elle vient faciliter toute l’opération. Le numéro de facture et toutes les informations importantes qui apparaissent sur le devis devront être incrémentés. C’est le cas par exemple de l’identité complète de votre entreprise et du vendeur, de la somme à payer HT et TTC, etc. Les mentions légales devront aussi apparaître.  

Au même titre que pour le devis, le logiciel de facturation doit pouvoir vous permettre d’envoyer les factures directement au client.

La facturation récurrente

La gestion des factures récurrentes peut rapidement devenir un casse-tête. Réaliser une facture constitue pourtant un élément indispensable pour faire rentrer l’argent dans les caisses de l’entreprise. Le logiciel de facturation se présente alors comme l’outil parfait pour installer un processus dédié à l’automatisation de la gestion des factures. L’utilisateur pourra dès lors programmer automatiquement la conception de factures durant une certaine période, ce qui évite de réaliser chaque facture manuellement.

Si vous êtes un auto-entrepreneur, le logiciel s’occupera d’établir les factures récurrentes sur la période que vous avez définie et de les envoyer aux clients désignés. Vous n’aurez donc pas besoin d’intervenir durant le processus.

La fonctionnalité de facturation récente d’un bon logiciel dédié vous permettra ainsi d’optimiser les tâches administratives et d’obtenir des tableaux de bord plus précis pour une meilleure gestion de la trésorerie. Cela vous permettra aussi d’apporter une sécurité dans les tâches et de réaliser bien évidemment un énorme gain de temps.

Un catalogue Produits/Services

Dans le but de faciliter le processus de création de devis, le logiciel de facturation doit permettre à son utilisateur de créer facilement un catalogue Produits/Services et de définir des tarifs de vente. Si vous êtes une entreprise, une telle fonctionnalité vous permettra de suivre par exemple les achats et dépenses effectués. Cela facilitera ainsi tout le processus de facturation dans une suite CRM de gestion d’entreprise.

La gestion de la TVA

La gestion de la TVA peut se révéler complexe pour un professionnel comme le commerçant. Grâce à un bon logiciel de facturation, cette tâche devient très facile. En effet, le programme pourra calculer la TVA et la générer automatiquement. Il suffira d’intégrer dans le programme les données liées à la TVA lors de la création d’un compte. L’utilisateur devra ensuite renseigner son taux applicable selon les services ou produits proposés à la clientèle.

Le suivi des clients

Un bon logiciel de facturation donne à son utilisateur la possibilité d’installer un suivi automatique pour les créances clients. À partir d’un paramétrage du programme, l’utilisateur peut recevoir des notifications en cas de retard de paiement et peut également envoyer des relances de façon automatique aux clients.

La relance automatique des clients

La relance automatique des clients est une fonctionnalité très utile pour accélérer le règlement des factures et la validation des devis. Elle permettra aux commerçants de relancer facilement les clients et les devis sans intervenir à chaque fois. À partir des scénarios personnalisés et envoyés par e-mail, elle permettra de relancer les contacts dans les plus brefs délais. Un bon logiciel de facturation doit nécessairement disposer d’une telle fonctionnalité qui vient faciliter les tâches quotidiennes du commerçant.

Grâce à cette fonctionnalité, les délais de paiement et le recouvrement des factures sont optimisés. Vous pourrez relancer vos clients au bon moment, notamment les acteurs de la chaîne de traitement.

Le paiement en ligne

Le paiement en ligne est très utile pour simplifier et accélérer le règlement des factures. Un bon logiciel de facturation doit proposer une telle fonctionnalité. Celle-ci permettra de faciliter le passage à l’acte des clients et prospects. Avec l’automatisation des processus de paiement avec les cartes bancaires et les virements, vous avez la garantie de générer le paiement automatique de vos factures à travers un lien. Et cela sera possible en seulement quelques clics.

Si vous êtes un artisan qui propose ses travaux, le paiement en ligne vous permettra d’être payé bien plus vite et de sécuriser votre trésorerie. Cela vous permettra également de maximiser votre productivité avec une gestion automatique du paiement de vos factures.

Le reporting

Le reporting a pour principal objectif d’assurer la visualisation afin de réaliser une meilleure matérialisation des données. Si votre logiciel de facturation est doté de cette fonctionnalité, les données pourront être automatiquement reportées et calculées, ce qui réduira de façon considérable les risques d’erreur. Le reporting vous permettra de bénéficier d’une image fidèle de la situation financière de votre entreprise et donc de mieux contrôler l’état de votre trésorerie.

Les exports comptables

Si vous souhaitez simplifier les tâches de comptabilité de votre entreprise, votre logiciel de facturation doit disposer d’une solution adaptée. Grâce à cette fonctionnalité, vous pourrez exporter les écritures comptables et les intégrer directement dans votre logiciel de comptabilité.

La fonction recherche

Un bon logiciel de facturation doit disposer d’une fonction de recherche adaptée. L’utilisateur pourra accéder à un moteur de recherche interne qui filtre les données disponibles par différents critères dont un mot-clé, un client ou une date. Il suffira alors de quelques clics pour retrouver un document important. C’est une fonctionnalité qui se révèle très utile dans le processus de facturation.

Le stockage de données dans le cloud

Le stockage de données en ligne est une solution très pratique aujourd’hui qui permet d’accéder à toutes vos données à tout moment. Un logiciel de facturation performant, qui vous apportera toutes les solutions à vos divers besoins, doit posséder cette fonctionnalité. En tant qu’artisan professionnel par exemple, vous pourrez émettre vos devis et vos factures depuis n’importe quel appareil pouvant se connecter à Internet. Vous bénéficiez quasiment des mêmes avantages que les logiciels qui disposent d’une application mobile dédiée.

Les applications mobiles

Si vous êtes un auto-entrepreneur, le pilotage de votre activité en temps réel est un véritable avantage. Pouvoir utiliser un smartphone ou une tablette pour se connecter et gérer son entreprise constitue une importante plus-value opérationnelle. Un bon logiciel de facturation doit disposer d’une application mobile dédiée comme fonctionnalité. Cela représente un véritable atout pour l’utilisateur dans ses différentes tâches de facturation.

La centralisation des données des fournisseurs

La réalisation de bons de commande est une fonctionnalité assimilée à la gestion des stocks. Grâce à elle, vous ne vous retrouverez pas en rupture de produits ou de matières premières. Elle vous permet d’accéder de façon instantanée aux archives des factures et aux coordonnées des différents fournisseurs, ce qui permet de limiter les retards de paiement ainsi que les relances.

Tout logiciel de facturation performant et efficace doit posséder cette fonctionnalité. Il devra aussi permettre à l’utilisateur de recourir à une signature électronique. Cette dernière dispose d’une valeur juridique et légale, ce qui rend les processus de comptabilité plus faciles.

En définitive, un bon logiciel de facturation doit présenter certaines fonctionnalités qui apportent des solutions adaptées aux besoins que rencontre l’utilisateur durant ses tâches. Il convient alors au dirigeant de veiller à ce que l’outil choisi présente les différentes fonctionnalités exposées dans cet article pour bénéficier de leurs avantages.

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